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Comprendere il termine sicurezza dei dati e quali sono i vantaggi per un'azienda che si occupa di gestire i problemi di sicurezza quali: adozione di una politica di sicurezza relativa alla gestione di dati sensibili, disponibilità di procedure per riferire incidenti riguardanti la sicurezza, preparazione del personale in modo che conoscano le proprie responsabilità riguardanti la sicurezza dei dati
Oggi tutte le aziende dispongono di grosse basi di dati per la gestione di tutti gli aspetti della vita aziendale.
La flessibilità e la facilità d'uso dei moderni computer hanno fatto sì che ormai tutti i dati aziendali, anche quelli riservati, siano gestiti tramite computer.
Questo fatto presenta dei sicuri vantaggi che si traducono in minori costi e in maggiore competitività per il miglioramento delle procedure interne all'azienda. Ci sono però, anche svantaggi o meglio pericoli, legati alla possibilità che i dati vengano danneggiati o distrutti, oppure che qualcuno riesca ad impadronirsene.
Il collegamento a Internet ha aumentato a dismisura i pericoli di violazione della sicurezza degli archivi aziendali: non passa quasi giorno che non si legga di malintenzionati che si sono introdotti nel database di una azienda. Spesso lo fanno solo per scopo dimostrativo, ma talora anche per azioni di vero e proprio spionaggio industriale.
E' importante che ogni azienda capisca a fondo questi rischi e metta in atto tutti quei comportamenti che possono aumentare la sicurezza dei suoi dati, specie quelli sensibili e riservati.
Esistono aziende specializzate che forniscono consulenza e software per proteggere le aziende da potenziali attacchi informatici.
Questi software riescono a fornire una visualizzazione degli eventi significativi, talmente dettagliata, da consentire ai responsabili della sicurezza informatica di rilevare i più sottili indizi di una trasgressione delle regole di sicurezza (sia a livello informatico che fisico) negli ambienti di lavoro, che possano compromettere la sicurezza.
Ovviamente la sicurezza totale di un sistema informativo non è praticamente raggiungibile, anche perchè in essa gioca un ruolo determinante il cosiddetto "fattore umano".
E' allora importante esercitare una capillare formazione di tutti gli utenti per far loro capire che seguire esattamente le procedure di sicurezza e segnalare immediatamente episodi sospetti sono regole che almeno possono diminuire i pericoli.
Sono frequentissimi i casi di persone che per evitare la fatica di ricordare la propria password la scrivono su un foglietto che attaccano al monitor. In questo modo rendono possibile l'ingresso nel sistema da parte di persone anche non autorizzate.
Nelle aziende avvedute (attente al problema) si cerca di ovviare a questi comportamenti non corretti mediante l'adozione di una "policy" relativa alla sicurezza. A tal fine tutti gli utenti del sistema informativo devono rispettare: l'utilizzo programmato di firewall, la realizzazione di frequenti copie di backup, l'immediato aggiornamento dei programmi qualora vengano distribuite correzioni atte a chiudere potenziali buchi della sicurezza.
E' importante anche stabilire regole sulla gestione delle password: lunghezza minima, giusto mix di lettere e numeri, contenuto (non ovvio come la propria data di nascita), custodia in luogo sicuro, frequente cambiamento della password stessa.
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